ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ для Консультанта по финансовому менеджменту

Отдела Реализации Проекта (ОРП) ОАО "Северэлектро"

I. Общее положение:

Целью проекта является повышение надежности электроснабжения в проектной зоне, и усиление управления работами исполняющего агентства проекта (ОАО «Северэлектро»). Проект состоит из следующих частей:

Компонент 1 – Укрепление распределительной инфраструктуры.

Повышение надежности электроснабжения и снижение потери в распределительных сетях за счет приоритетных инвестиций, включение строительство новых подстанций среднего напряжения в г. Бишкек и замену приборов учета электроэнергии у абонентов с высоким объемом потребления в Чуйской области.

Компонент 2 – Улучшение системы клиентского обслуживания и системы управления ресурсами предприятия.

Поставка, монтаж и ввод в эксплуатацию отдельных информационных систем управления, а также предоставление обучения для сотрудников исполняющего агентства проекта (ОАО «Северэлектро»).

Компонент 3 – Институциональное усиление и поддержка реализации проекта.

Укрепление институционального потенциала и поддержка в реализации проекта по осуществлению проекта исполняющим агентством путем предоставления услуг по обучению кадров и консультационных услуг; предоставление дополнительных текущих издержек Отделу реализации проектов (ОРП) и предоставление технической помощи ОАО «Северэлектро» по улучшению бизнес-процессов и совершенствованию системы управления.

II. Цель задания:

Основной целью задания является обеспечение компетентного финансового управления средствами в рамках проекта.

III. Объём работы:

Обязанности и ответственности. Обязанности консультанта по финансовому менеджменту включают, но не ограничиваются следующими:

(а)                   Ведение записей и счетов проекта в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета и практики, законодательства КР и Учетной политикой ОАО "Северэлектро"; обеспечение того, чтобы вся бухгалтерская отчетность проекта велась в соответствии с правилами и руководящими принципами Всемирного банка;

(б)                   Определение и исполнение адекватной и надежной системы финансового управления проектом, в том числе финансового планирования и бухгалтерской системы/программного обеспечения. Разработка, поддержка и обновление письменных процедур (Справочник по финансовым процедурам) для ведения системы бухгалтерского учета проекта;

(в)                   Проведение процедур сбора, проверки и подготовки документов, необходимых для проверки счет-фактур /платежных требований поставщиков/подрядчиков/ консультантов. Ведение учета платежной документации и платежи поставщикам/подрядчикам/ консультантам. Подготовка счетов на оплату для платежей путем их проверки с условиями договора; обеспечение того, чтобы все выплаты производились своевременно и в соответствии с условиями контракта, а также соответствующими инструкциями Всемирного банка, правилами, правовыми соглашениями и другими применяемыми документами;

(г)                   Обеспечение управления контрактом/контроля за исполнения контракта по проекту с целью предотвращения платежей на неприемлемые расходы, а также переплаты по договорам, проведение регулярных сверок средств проекта с банковскими счетами проекта, а также с системой Client Connection Всемирного банка. Проведение регулярных конвертаций иностранной валюты (XDR/USD) неоплаченных балансовых счетов из проектных средств;

(д)                   Обеспечение безопасности, точности и достоверности банковских гарантийных писем, страховых свидетельств (или других ценных гарантийных бумаг), проверка банковских гарантийных писем на точность, надежность и приемлемость; проверка страховых сертификатов (или других ценных гарантийных бумаг), проведение сверок с соответствующими положениями и условиями контрактов, а также обеспечение безопасного и надежного хранения вышеперечисленных документов. Ведение регистрации банковских гарантийных писем, страховых сертификатов (или других ценных гарантийных бумаг) в журнале и отслеживание их срока действия для принятия соответствующих мер до истечения срока действия, если это необходимо.

(е)                   Подготовка и обеспечение утверждения бюджетов проекта на основе операционных планов подкомпонентов проекта; осуществление финансового планирования в сотрудничестве со специалистом по закупкам и другими соответствующими сотрудниками проекта;

(ж)                 Периодическая оценка финансовой отчетности, внутреннего контроля мероприятий для подкомпонентов проекта и подготовка предложений по их улучшению;

(з)                    Ведение текущего и точного бухгалтерского учета проекта; выполнение ежемесячного обзора Главных книг по проектам с целью определения и уточнения любых ошибок и аномалий с особым акцентом на дебиторскую и кредиторскую задолженность, которые были просрочены более чем на один месяц; ведение записи основных средств для оборудования, ввозимого из средств проекта;

(и)                  Периодическое изучение финансовых отчетов, представленных компонентами и подкомпонентами проекта, а также учреждениями или организациями, осуществляющими реализацию или управление такими компонентами и подкомпонентами, чтобы они следовали установленным процедурам; принятие корректирующих мер в случае необходимости;

(к)                   Мониторинг состояния использования бюджетных средств по компонентам проекта, категориям расходов, сдача отчетности Начальнику ОРП по любым значительным изменениям, вместе с рекомендациями по принятию соответствующих мер;

(л)                   Периодическое посещение удаленных объектов проекта с целью проверки работоспособности системы внутреннего контроля, и проверка отчетности на соответствие представленным оригиналам документов;

(м)                  Обеспечение своевременной подготовки финансовой отчетности, отчетов по осуществляемой деятельности и мониторингу для Правительства Кыргызской Республики и доноров, а также обеспечение внутренних и внешних аудиторов проекта всей информацией, документацией и объяснениями, необходимыми для целей аудита; обеспечение надежности системы бухгалтерского учета проекта для подготовки промежуточных квартальных финансовых отчетов проекта, которые еще не проверены аудитом. Подготовка и представление промежуточных финансовых отчетов Всемирному банку в надлежащий срок и форме, указанной в правовых соглашениях;

(н)                  Подготовка годовой финансовой отчетности проекта для проверки и координации механизмов аудита проекта и сотрудничество с аудиторами; обеспечение ведения всех счетов проекта в соответствии с правилами Всемирного банка для проведения ревизии независимыми аудиторами, приемлемыми для Всемирного банка и на условиях, приемлемых Всемирным банком;

(о)                   Управление выплатами средств проекта, регулирование и контроль работы по «специальному счету» и счетам проектов в соответствии с процедурами Всемирного банка и местного законодательства; подготовка заявок на снятие средств в соответствии с процедурами Всемирного банка и правительства; создание и управление выделенных счетов проекта; подготовка заявок на специальные обязательства, открытие аккредитивов, подготовка платежных поручений и платежей из специального счета; подготовка всей необходимой документации (заявка на востребование средств (WA), отчет о затратах (SOE),  сводная ведомость и т.д.) для представления Всемирному банку с просьбой для пополнения/ восстановления Специального счета на своевременной основе;

(п)                  Обеспечение консолидации финансовой отчетности проекта с финансовой отчетностью ОАО "Северэлектро" на ежемесячной основе;

(р)                   Своевременное (в течение календарного месяца) оформление авизо (по освоению средств/произведенным платежам со счетов проекта), указаний о принятии на баланс ОАО "Северэлектро" поступающих товаров по проекту, иных необходимых документов для Центральной бухгалтерии, Планово-экономического отдела, Центрального склада ОАО "Северэлектро" в обязательном порядке, а также для иных подразделений ОАО "Северэлектро" по необходимости;

(с)                   Ответственное и грамотное ведение документооборота. Самостоятельное составление официальных писем, справок, отчетов и прочих материалов на кыргызском[1], русском[2] и английском языках (без привлечения переводчиков) на должном квалифицированном уровне для направления в государственные учреждения, международные финансовые институты и иные организации связанные с ОАО «Северэлектро»;

(т)                   Сотрудничество с миссиями Всемирного банка в проведении регулярных надзоров финансового управления проекта и надлежащее принятие во внимание представленных замечаний и рекомендаций;

(у)                   Поддержание деловых связей с Государственной налоговой службой, Государственной таможенной службой КР и Социальным фондом КР, так и другими бюджетными учреждениями в вопросах, касающихся исполнения проекта; оценка и начисление своевременных налоговых платежей в государственный бюджет;

(ф)                  Выполнение административных обязанностей проекта по требованию для обеспечения, что все соответствующие контрактные документы и документы закупочной деятельности являются полными и точно отражают финансовое положение каждого контракта; ведение и архивирование бухгалтерской и финансовой документации;

(х)                   Готовность нести повышенную рабочую нагрузку (возможные ненормированные рабочие дни, возможная работа в праздничные и выходные дни);

(ц)                Выполнение других служебных поручений начальника ОРП, связанных с Финансовым менеджментом проекта. Исполнение всех других административных обязанностей по мере необходимости для обеспечения своевременного выполнения требований финансового управления проектом.

IV. Обязательства по отчетности и общие обязательства

Консультант по финансовому менеджменту будет подотчетен и работать под руководством Начальника ОРП, который предоставит доступ к необходимым документам Консультанту по финансовому менеджменту.

Также Консультант по финансовому менеджменту должен еженедельно представлять отчеты и план работ, а также Итоговый Отчет Начальнику ОРП. Еженедельный отчет должен быть представлен в последний рабочий день каждой недели и содержащие итоги прошедшей недели и план работ на последующую. План работ согласовывается и утверждается Координатором Консультанта. Итоговый Отчет должен быть представлен в течение двух недель после завершения задания и должен содержать информацию о выполненной работе Консультанта по финансовому менеджменту, а также рекомендации по дальнейшему финансовому менеджменту в проектах, реализуемых ОАО «Северэлектро».

V. Вклад Клиента

Клиент предоставит следующие ресурсы:

(a)          офисное помещение, принтерное оборудование и доступ в конференц-зал, который можно использовать для собраний и тренингов

(b)         оборудование для презентаций (флип-чарт, проектор и т.д.) если таковое потребуется для встреч и презентаций

(c)          всю соответствующую информацию и документы, которые потребуются для выполнения задания.

VI. Основные квалификационные требования

Консультант по финансовому менеджменту должен удовлетворять следующим требованиям и критериям:

(а)               высшее образование или степень магистра в области финансов и / или бухгалтерского учета;

(б)               минимум 3 года опыта работы в области бюджетирования, бухгалтерского учета и отчетности в инфраструктурных проектах по процедурам Всемирного банка и/или других доноров. Умение работать в WB Client Connection (clientconnection.worldbank.org) является дополнительным преимуществом.

(в)               Знание и наличие практики ведения бухгалтерского учета на предприятиях;

(г)               практический опыт создания и запуска финансового управления проекта и информационной системы бухгалтерского учета в соответствии с лучшей международной практикой и требованиями местного законодательства;

(д)               полное, основанное на практике, умение работать с применением метода двойной записи;

(е)               знание нормативной базы и практики налогообложения в рамках проектов;

(ж)             способность представлять финансовую информацию в четком, сжатом виде и в формате, удобном для понимания неспециалистами;

(з)                свободное владение английским языком. Кыргызский и / или русский – в совершенстве;

(и)              опыт подготовки персонала местных партнеров и субподрядчиков по процедурам выплат средств, теории и практики бухгалтерского учета;

(к)               продвинутый уровень компьютерной грамотности (Windows-программы, такие как Word, Excel, Power Point и др.), опыт использования бухгалтерской программы 1С (наличие соответствующего сертификата, подтверждающего владение 1С);

(л)               Умение грамотной подготовки официальных писем, справок, отчетов и прочих материалов на кыргызском, русском и английском языках (без привлечения переводчиков).